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Eventi ibridi: cosa sono e come si organizzano?

Negli ultimi due anni si è parlato moltissimo di eventi ibridi.

Prima di approfondire questo argomento vale la pena sottolineare che gli eventi ibridi sono una realtà da diversi anni. In epoca covid, naturalmente, hanno subito una forte accelerazione.

Cos’è un evento ibrido e quali sono le sue peculiarità?

L’evento ibrido nasce dalla combinazione di eventi in presenza ed eventi virtuali.

Ciò vuol dire che alla base c’è l’organizzazione di un evento live cui si ha la possibilità di partecipare da remoto, attraverso una connessione internet, vivendo la stessa esperienza di coloro che, contemporaneamente, sono fisicamente presenti all’evento.

Nell’organizzazione di eventi ibridi, l’obiettivo è rendere le due esperienze, quella fisica e quella on line, coinvolgenti in egual misura per tutti i partecipanti. L’esperienza vissuta da coloro che sono collegati da remoto deve essere alla pari di quella vissuta da coloro che la vivono in presenza. Si tratta di un aspetto non sempre facile.

Il raggiungimento dell’obiettivo richiede impegno e creatività e, sicuramente, è una difficoltà aggiuntiva che si presenta all’organizzatore.

Nell’ultimo anno sono stati pensati nuovi format creativi ed interattivi per rendere gli eventi on line un’esperienza sinergica. Il format è ovviamente legato all’obiettivo dell’evento esattamente come accade per gli eventi in presenza.

Piattaforme e software sofisticati e versatili consentono d’impostare molteplici contenuti multimediali, così da creare interazioni indistintamente con tutti i partecipanti on line e non.

Eventi ibridi: gli svantaggi

Per sintetizzare, elenchiamo di seguito quelli che possono essere considerati i minus di un evento ibrido, ovvero:

• Minor contatto umano tra gli ospiti presenti e quelli collegati da remoto;
• Il pericolo che la platea collegata da remoto non si senta totalmente coinvolta e percepisca meno la componente esperienziale dell’evento;
• Incertezza sul livello dell’attenzione dell’audience da remoto.

Eventi ibridi: i vantaggi

Di contro, tuttavia, l’evento ibrido presenta dei vantaggi innegabili:

• Nessun vincolo o limitazione fisica e geografica;
• Maggiore visibilità dell’evento e ampliamento della platea;
• Maggiore efficacia divulgativa.

In definitiva, si può dire che gli eventi ibridi sono la soluzione ottimale in alcuni contesti. Alla stregua degli eventi in presenza, nulla deve essere lasciato al caso e tutto deve essere accuratamente pianificato.

Il ruolo centrale della tecnologia

Non è superfluo sottolineare che, durante l’organizzazione di questa tipologia di eventi, occorre circondarsi di figure formate in ambito tecnico, esperti che possano fornire un servizio eccellente e far fronte ad eventuali imprevisti.

Oltre ad esperti professionisti in sofisticate tecnologie, è necessario puntare su location che posseggano tutti gli strumenti per l’organizzazione di eventi ibridi.

Ad oggi, molte location si sono già adeguate puntando su tecnologie innovative e dotando i propri spazi di nuovi servizi. Tutto ciò a dimostrazione che gli eventi ibridi sono una realtà destinata sicuramente a crescere e a diffondersi ulteriormente.