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Organizzazione eventi aziendali post Covid

Il settore dell’organizzazione di eventi aziendali è stato uno dei maggiormente colpiti dalla pandemia da Covid-19 e, ancora oggi, la meeting industry è afflitta da numerose difficoltà.

Gli operatori del settore, sin dall’inizio dell’emergenza sanitaria, hanno reagito in modo propositivo lavorando su progetti innovativi e proiettandosi nel futuro. In una fase di grande incertezza, le associazioni di categoria hanno rivestito un ruolo fondamentale, promuovendo iniziative atte a sostenere gli operatori associati.

Un grande aiuto è arrivato dalla tecnologia. La crescente digitalizzazione, infatti, ha accelerato un’importante trasformazione e imposto nuovi format. Questo ha portato inizialmente alla diffusione di eventi totalmente virtuali che, con il tempo, si sono trasformati in eventi ibridi.

La situazione emergenziale, insomma, ha portato dei veri e propri sconvolgimenti e cambiamenti profondi nel settore dell’organizzazione degli eventi. Attualmente, eventi in presenza, virtuali e ibridi coesistono in un unico grande sistema.

Le conseguenze della pandemia nel settore dell’organizzazione di eventi

L’organizzazione di eventi aziendali oggi è sicuramente più complessa ed eterogenea e molte sono le nuove competenze e professionalità necessarie. Formazione continua ed aggiornamento, dunque, sono imprescindibili.

Se parliamo di eventi virtuali, ad esempio, un’importante sfida è l’aspetto emozionale, il coinvolgimento e l’interazione, ingredienti essenziali in ogni evento.

L’organizzazione di eventi aziendali in presenza, invece, richiede massima attenzione affinché la salute dei partecipanti sia adeguatamente tutelata. I protocolli, strutturati per mitigare e contenere i contagi durante gli eventi aggregativi, sono piuttosto rigidi, ma necessari per poter lavorare in sicurezza.

Dopotutto, l’evento riveste un ruolo davvero fondamentale nel piano di marketing di un’Azienda, un ruolo spesso erroneamente sottovalutato.

Alla luce di questo, penso sia necessario chiarire e porre in evidenza i focus alla base degli eventi aziendali.

Solo con la comprensione di questi concetti chiave, infatti, si può comprendere il ruolo strategico dell’evento e l’enorme lavoro che c’è dietro all’organizzazione di eventi aziendali.

Le diverse tipologie di eventi aziendali

L’evento, lo abbiamo detto, ha un ruolo molto importante all’interno del piano di marketing poichè consente il raggiungimento di importanti obiettivi:

• Comunicazione efficace del mondo valoriale che ruota intorno ad un’Azienda;
• Comunicazione efficace degli obiettivi di business;
• Coinvolgimento profondo del target cui l’evento si rivolge.

E’ proprio in base al target che è possibile identificare le differenti tipologie di eventi, ovvero:

• Corporate;
• Trade;
• Consumer.

L’evento corporate è destinato ai dipendenti aziendali. Generalmente, gli obiettivi principali di questa tipologia di evento sono: la condivisione di tutto ciò che concerne l’Azienda, comprese le novità e gli obiettivi di business.

Altro obiettivo fondamentale è quello di incrementare la coesione del team facendo sentire tutti parte di una grande famiglia

Gli eventi trade sono destinati alla forza vendita o ai partner commerciali dell’Azienda. Lo scopo è rendere partecipi queste figure di eventuali nuovi servizi o prodotti, ma anche farli sentire parte di un gruppo forte e coeso.

Gli eventi consumer sono destinati ad i consumatori finali. Si tratta di eventi di natura prettamente commerciale ma anche di occasioni in cui si può dare un’immagine positiva dell’azienda agli occhi dei consumatori.

Le tipologie individuate sono macro aree all’interno delle quali è possibile individuare diverse sottocategorie che rendono il mondo dell’organizzazione degli eventi aziendali complesso e variegato.

Come organizzare un evento aziendale

La perfetta riuscita di un evento aziendale richiede una programmazione precisa e grande cura dei dettagli.

Il primo passo da compiere è quello di costruire un piano d’azione in cui vengano correttamente e dettagliatamente definiti i seguenti elementi:

• Target;
• Obiettivi;
• Budget;
• Periodo;
• Numero dei partecipanti.

Definiti questi punti, si procede con gli step successivi, ovvero:

• Consulenza;
• Ricerca e selezione della location;
• Selezione dei fornitori e altri profili necessari;
• Definizione patrocini e sponsor;
• Presentazione proposte;
• Presentazione progetto;
• Verifica e studio di fattibilità;
• Ottimizzazione del budget;
• Verifica e definizione del programma;
• Organizzazione;
• Definizione logistica;
• Coordinamento dell’evento.

Non bisogna poi dimenticare che l’attività di organizzazione di eventi aziendali non si esaurisce con lo svolgimento dell’evento stesso. Altrettanto importanti, infatti, sono le attività post evento come il follow up e l’eventuale distribuzione di materiali cartacei e digitali.

Perché organizzare un evento aziendale?

Quanto detto fino a questo momento lascia comprendere chiaramente perché sia importante l’evento dal punto di vista strategico.

A questo bisogna aggiungere un dettaglio importante. Questo strumento, infatti, ha qualcosa che lo distingue dagli altri strumenti di comunicazione: l’emozionalità e il forte senso di appartenenza che scaturisce dalla relazione e l’incontro tra persone.

Questo dettaglio non va trascurato neanche quando si parla di eventi virtuali.

Naturalmente, in questo caso, è necessario che l’event planner sia in grado di strutturare un evento che, nonostante sia schermato dalla presenza di un computer, sia in grado di creare un buon livello di coinvolgimento.

Organizzare eventi aziendali sicuri

Concentriamoci ora sull’organizzazione di eventi aziendali in epoca di pandemia. Parliamo, in particolar modo, di eventi in presenza e di eventi ibridi.

L’emergenza sanitaria ha posto un alto livello di attenzione sulla sicurezza e sulla tutela della salute pubblica, soprattutto in occasione di momenti di aggregazione come possono essere gli eventi.

Le procedure vigenti sono, a giusta ragione, molto severe e investono molteplici aspetti:

• Il mantenimento di un’adeguata distanza di sicurezza;
• L’uso di dispositivi di protezione;
• La sanificazione degli ambienti;
• Il possesso di ciascuno del Green Pass;
• Tutta una serie di procedure e provvedimenti di natura igienico-sanitaria e comportamentale ad hoc, atte a mitigare il contagio.

Tutto ciò richiede non solo una grande professionalità ma anche un costante aggiornamento da parte degli operatori del settore i quali devono essere in grado di gestire ogni situazione che si presenti.

L’applicazione di procedure prima, durante e dopo l’evento sono uno strumento importante per ogni event manager.

Organizzazione eventi aziendali: presente e futuro

La pandemia, insomma, ha portato con sé tutta una serie di cambiamenti nel mondo degli eventi.

Questi cambiamenti sono diventate delle vere e proprie tendenze che caratterizzeranno anche il futuro di questo settore. Al di là del clima di emergenza in cui si sono sviluppate, le novità legate alla crescente digitalizzazione hanno messo in luce numerose opportunità.

Oltre a parlare di eventi digitali o ibridi, però, è necessario mettere in luce altre novità che, da qualche anno a questa parte, si fanno strada nel mondo degli eventi.

Si tratta, perlopiù, di novità che seguono la scia di nuove consapevolezze acquisite dalla società civile.

Prima tra tutti l’importanza di promuovere la sostenibilità, oggi una priorità in tutti i settori.

Si sente sempre più spesso parlare di organizzazione di eventi aziendali sostenibili. Per quanto ci riguarda, l’argomento ci sta particolarmente a cuore e sono anni che ci muoviamo in questa direzione.

Ma cosa vuol dire organizzare eventi aziendali sostenibili?

Organizzazione eventi aziendali sostenibili

C’è una definizione precisa fornita dal Programma delle Nazioni Unite per l’ambiente che recita così:

“Un evento è sostenibile quando “è ideato, pianificato e realizzato in modo da minimizzare l’impatto negativo sull’ambiente e da lasciare una eredità positiva alla comunità che lo ospita”

Questo vuol dire che l’evento e le attività ad esso collegate devono seguire gli standard di sostenibilità.

Gli ambiti su cui intervenire sono i seguenti:

• Selezione dei materiali utilizzati: allestimenti, comunicazione, ecc…;
• Location;
• Strutture ricettive;
• Selezione dei fornitori;
• Scelta dei menù;
• Selezione staff;
• Valutazione mobilità;
• Selezione accurata delle attività;
• Eventuali gadget;
• Lo smaltimento dei rifiuti;
• Procedure di progettazione e organizzazione ad hoc.

L’organizzazione di eventi aziendali orientati alla sostenibilità, quindi, presuppone una grande attenzione verso tutti i dettagli e una ricerca attenta e puntuale di tutti gli attori coinvolti.

Tutto ha inizio sin dalla fase di progettazione, durante la quale è opportuno evitare spechi di carta, limitare il consumo di energia, compiere una corretta raccolta differenziata ed evitare sprechi di ogni tipo, nonché considerare e valutare la compensazione CO2 come parte di un percorso di organizzazione sostenibile volto ad un benessere futuro comune.

E’ evidente, quindi, che un’agenzia in grado di organizzare eventi sostenibili è essa stessa fortemente orientata ad un approccio quotidiano sostenibile.

Ma non solo… la rete di fornitori con i quali si lavora deve condividere la stessa visione e lo stesso approccio.