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Eventi corporate: progettazione e organizzazione

Gli eventi corporate sono eventi destinati ad un pubblico interno all’Azienda.

Ciò significa che il target cui si rivolgono è costituito da dipendenti aziendali e, spesso, anche dagli stakeholders.

Obiettivi principali di questa tipologia di evento sono: la condivisione di tutto ciò che concerne l’Azienda, incluse le innovazioni e i nuovi obiettivi. Altro scopo fondamentale è quello di incrementare la coesione del team facendo sentire tutti parte di una grande famiglia.

Quelli sin qui menzionati sono obiettivi generici all’interno dei quali è possibile delineare finalità specifiche.

Di seguito un approfondimento che consentirà di entrare maggiormente nel dettaglio ed individuare alcune tipologie di evento.

Perché organizzare eventi corporate?

A prescindere dagli obiettivi specifici, la motivazione alla base di un evento corporate è quella di far sentire il dipendente parte integrante dell’Azienda.

Il senso di appartenenza è un elemento fondamentale. Esso esprime l’esigenza di ciascun membro di far parte di un gruppo in cui sia possibile soddisfare bisogni ed esigenze grazie ad un comune impegno. Tutto ciò incide in maniera positiva sullo spirito propositivo, sulla produttività e sull’efficienza.

Non dimentichiamo che, come disse il filosofo greco Aristotele, l’uomo è un animale sociale ed è naturalmente portato all’aggregazione, al confronto, alla condivisione.

La socialità è fondamentale nel processo della conoscenza. L’esperienza e lo scambio di opinioni contribuiscono ad arricchire il processo di formazione. In assenza di socialità, la performance subisce un declino. Detto ciò, è facile comprendere l’importanza della socialità nel contesto degli eventi corporate.

Occorre sottolineare, infine, il legame tra dipendenti di un’Azienda e brand, un legame che deve essere stimolato e favorito. Da questo legame non si può prescindere poiché il brand è segno distintivo, sinonimo di esclusività e sintesi dei valori.

Come organizzare un evento corporate

A conclusione di questa panoramica, è doveroso  un approfondimento sugli step fondamentali  di progettazione e realizzazione di un evento.

Qualora l’Azienda si avvalga dei servizi offerti da professionisti esterni, è necessario che questi raccolgano quante più informazioni possibili per poter definire un profilo aziendale puntuale e completo. In particolare, è necessario individuare:

strenghts “punti forza”, oppotunities “possibilità” e weaknesses “debolezze”, nonché gli asset aziendali competitivi e le risorse intangibili: conoscenza, creatività, innovazione. Delineato il profilo è richiesta un’attenta valutazione da parte dell’event manager.

Prima di procedere alla pianificazione e all’organizzazione di un evento si ritiene necessario individuare e definire:

• Target;
• Obiettivi;
• Budget;
• Periodo;
• Numero dei partecipanti.

Definiti questi punti, si procede con gli step successivi, ovvero:

• Consulenza;
• Ricerca e selezione della location;
• Selezione dei fornitori  altri profili necessari;
• Definizione patrocini e sponsor;
• Presentazione proposte;
• Presentazione progetto;
• Verifica e studio di fattibilità;
• Ottimizzazione del budget;
• Verifica e definizione del programma;
• Organizzazione;
• Definizione logistica;
• Coordinamento dell’evento.

Eventi corporate: differenti tipologie

La valutazione del target  e degli obiettivi, determina la tipologia di evento più adeguata all’Azienda a cui ci si rivolge.

Per comprendere meglio questo punto è necessario fare degli esempi pratici.

Se lo scopo è quello di motivare ed incentivare i dipendenti, si punta ad organizzare attività in grado di gratificare coloro che hanno raggiunto particolari traguardi di business. Si parla, in questo caso, di incentive meeting. Le attività di incentive possono essere orientate sia allo svago che al lavoro.

Quando l’obiettivo principale è rafforzare le prestazioni del lavoro di squadra e la coesione del team, si predilige il team building quale occasione di evento formativo, motivazionale ed aggregativo.

Si tratta di attività coinvolgenti in cui il fulcro è l’interazione.

Ci sono, poi, gli eventi il cui scopo è quello di celebrare importanti traguardi raggiunti dall’Azienda. Il focus dell’evento è premiare il lavoro di singoli o di un team che hanno contribuito al raggiungimento degli obiettivi.

Potremmo andare oltre e citare eventi formativi, workshop, seminari, eventi esperienziali, emozionali e motivazionali.

Attenzione però! La divisione tra le tipologie di eventi non è così netta!

Un evento corporate può comporsi, ad esempio, di un momento formativo cui segue un’attività motivazionale che coinvolge il team in un’esperienza di squadra.