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Eventi aziendali: le nuove tendenze di settore

Il settore degli eventi aziendali ha subito una profonda trasformazione con l’avvento della pandemia. Dal marzo 2020, la meeting industry ha vissuto una crisi importante.

Il settore degli eventi è stato tra i primi a dover sospendere le attività e, ancora oggi, l’incertezza è un ostacolo alla programmazione.

Lo stop agli eventi e le varie modifiche introdotte alle “Linee guida per la ripresa delle attività economiche e sociali”, in particolare per Convegni e Congressi, hanno portato instabilità, ma non hanno assopito le menti.

Molti operatori del settore hanno reagito con creatività e, grazie all’utilizzo delle nuove tecnologie, hanno impostato nuovi format.

La capacità di molti di trasformare le difficoltà in opportunità ha permesso di creare nuove soluzioni.

Si è assistito ad un processo evolutivo che ha prodotto nuovi trend, un nuovo modo di pensare e progettare gli eventi.

La sicurezza degli eventi aziendali

Prima di analizzare in dettaglio ciascuna delle tendenze di settore è doveroso sottolineare come queste siano essenzialmente legate a due fattori:

• La necessità di tutelare la salute dei partecipanti agli eventi;
• il rapido processo di digitalizzazione cui abbiamo assistito e che ha investito tutti i settori della società.

Il tema della salute e della sicurezza è da sempre una priorità per ogni event planner. Con la pandemia, sono state incrementate molte procedure pre, durante e post evento. Attuare provvedimenti volti a mitigare il rischio di contagio è un dovere, ovviamente, nonché una forma di rispetto per la collettività. Probabilmente, parte dei protocolli adottati resteranno anche in futuro quali iter di “buona pratica”

Si sono sviluppati in questo contesto: eventi virtuali, on demand e ibridi.

Parliamo, in realtà, di modalità già sperimentate in passato, ma oggi protagoniste nel settore dell’organizzazione di eventi aziendali.

 

Gli eventi aziendali virtuali, on demand e ibridi

Durante la fase più grave della pandemia, ad avere la meglio sono stati gli eventi virtuali, l’unica strada percorribile in un contesto sociale in cui i momenti di aggregazione sembravano una meta piuttosto lontana.

Col passare del tempo, tuttavia, sono cambiati gli scenari e, seppur con le dovute precauzioni, è stato possibile organizzare eventi in presenza con un numero ridotto di partecipanti.

La sfida è stata utilizzare le nuove tecnologie affinché il numero dei partecipanti potesse aumentare.

Sfida sicuramente vinta. Gli eventi aziendali ibridi hanno cominciato a dominare la scena e, ad oggi, non mostrano alcun segno di rallentamento.

Gli Hybrid Events sono una modalità che per gli organizzatori si è rivelata di successo potendo garantire un maggior numero di partecipanti, di interazioni e feedback puntuali.

L’obiettivo futuro sarà garantire, ai partecipanti virtuali, lo stesso livello di coinvolgimento di coloro che sono in presenza.

Per rispondere ad una domanda sempre più esigente di gestione del tempo e di accesso libero ai contenuti, l’offerta degli organizzatori è stata integrata con eventi asincroni e contenuti on demand. Tale offerta ha rappresentato una soluzione molto apprezzata, che ha fatto subito tendenza: Webinar, Corsi di formazione, Workshop e Convegni fruibili su richiesta.

Questa stretta relazione tra tecnologie ed eventi consente ad Aziende ed organizzatori una maggior visibilità, raccolta dati ed engagement.

Possiamo riconoscere il successo di questi format, ovviamente perfettibili. 

I micro eventi

Altra tendenza in ascesa nel settore dell’organizzazione di eventi aziendali è quella dei micro eventi.

Si tratta di un trend anch’esso, da principio, sviluppatosi sulla scia delle restrizioni pandemiche. Oggi, è proposto e promosso dalle Aziende quale valida alternativa. Con un piccolo gruppo di partecipanti si può puntare ad un maggior coinvolgimento, proponendo esperienze interattive, attività esperienziali ed immersive.

Spesso il micro evento è parte di un progetto di marketing più ampio con una strategia di business ad hoc: si rinuncia ad un evento più numeroso prediligendo tanti piccoli eventi, magari itineranti.

Soluzione vincente per eventi esclusivi e di nicchia.

Eventi orientati alla sostenibilità

Tra le tendenze del settore eventi, occupa un ruolo importante la sostenibilità.  La meeting industry è sempre più sensibile all’argomento, consapevole che, strutturando format ad hoc, si può minimizzare l’impatto sull’ambiente.

Ho già affrontato questo argomento in articoli precedenti e intendo farlo in un prossimo futuro. La ragione è legata principalmente alla sua complessità e ricchezza di sfaccettature che merita ben più di qualche riga.

L’influenza della sostenibilità sulla meeting industry richiede un approfondimento che possa far comprendere passato presente e futuro di un approccio che ha investito un po’ tutti i settori della società.

Il cenno che qui sto facendo a questo argomento è al puro scopo di segnalare un filone importante che sta condizionando anche il nostro settore.

Nuove figure professionali nel mondo degli eventi

Nello scenario sin qui evidenziato, emerge un aspetto importante: occuparsi oggi di organizzazione di eventi aziendali presuppone tutta una serie di competenze che, fino a qualche anno fa, non erano così strettamente necessarie.

In questo nuovo contesto il project manager dovrà avvalersi di professionisti ad hoc quali, ad esempio: content manager, producer, analista dati, interaction manager.

Per progettare con innovazione e creatività e garantire una performance ottimale sono necessarie competenze specifiche e trasversali.

Un evento di successo presuppone team working e multidisciplinarietà.

Verso il Metaverso

A conclusione di questo articolo, ci sembra doveroso affrontare un argomento che per molti potrebbe risultare futuristico ma, in realtà, è di grande attualità.

Si tratta del Metaverso, l’evoluzione di internet, un mondo virtuale in 3D dove l’utente è in grado di interagire con altri utenti e svolgere virtualmente tutte le attività della propria vita professionale e sociale.

Si tratta, insomma, di un’esperienza totalmente immersiva. I big della tecnologia sono già da tempo al lavoro per mettere a disposizione piattaforme in grado di farci vivere in una sorta di dimensione parallela in cui le Aziende abbiano la possibilità: d’interagire, presentare progetti e promuovere prodotti

Un giorno, neanche troppo lontano, il Metaverso potrebbe diventare protagonista nel settore di organizzazione di eventi.

Difficile ad oggi argomentare ma, senza dubbio, si tratta di un fenomeno che va monitorato e tenuto in considerazione. Sicuramente il binomio eventi – Metaverso si trova in una fase ancora embrionale, un tema difficile da approfondire.  Lasciamo la parola agli esperti.

Tuttavia, non potevamo esimerci dal fare un cenno all’argomento in un contesto in cui abbiamo analizzato i futuri sviluppi del nostro settore in ambito digitale e tecnologico.